10. Listen / Verwaltung

Die druckbaren Listen sind einer der Kernpunkte dieser Software. So machen Sie Listen für das Rezeptionspersonal, das Frühstückspersonal und das Putzpersonal. Dies ist wichtig, damit Ihr Hotel strukturiert und klar abläuft.

Auch Listen bzgl. der Rechnungsstellung, Bettensteuer/Kurtaxe oder Übernachtungsstatistiken sind wichtig für den Betrieb eines Hotels oder einer Pension.

Der normale Listendruck im Reservierungsfenster ist hier nicht aufgeführt. Dieser ist im Kapitel 4 (Reservierungen / Check-In) beschrieben. Dort finden Sie den Button LD (Listendruck).

Klicken Sie den Hauptmenüpunkt "Listen/Verwaltung" an und es erscheinen als Untermenü die druckbaren Listen.

10.1 Anreisen

Die Anreiseliste ist für das Rezeptionspersonal sinnvoll. Diese druckt man aus und legt die Liste zu sich an die Rezeption. Sie haben hier den Überblick über alle an diesem Tag anreisenden Gäste. Die Liste ist nach Namen sortiert.

So sieht die Anreiseliste dann aus - diese kann mit der Schaltfläche in dem oben rot umrandeten Kasten ausgedruckt werden. Aus Datenschutzgründen sind die Namen unleserlich gemacht.

10.2 Abreisen

Hier sehen Sie alle abreisenden Gäste für den betreffenden Tag aufgelistet. Sie erkennen hier auch, welcher Gast bereits bezahlt hat ("Bez"). bzw. für welchen Gast eine Kostenübernahme ("KÜ") vorliegt. Die Liste ist nach den Zimmern sortiert.

So sieht die Abreiseliste dann aus. Aus Datenschutzgründen sind die Namen unleserlich gemacht.

10.3 Putzliste

Die Putzliste geben Sie Ihren Zimmermädchen. Wenn Sie mehrere Zimmermädchen haben, drucken Sie für jede ein Exemplar aus. Hier stehen die zu putzenden Zimmer aufgelistet und wie diese zu Putzen sind. Die aktuelle Belegung wird angezeigt. Die Liste ist nach Zimmern sortiert.

Nicht zu putzende Zimmer (unbelegt) werden nicht aufgeführt.

So sieht die Putzliste dann aus.

Muß ein Zimmer neu gemacht werden (Gastwechsel) sieht man hier gleich die nächste Belegung. Das Zimmermädchen kann dann das Zimmer als Einzelbelegung, Doppelbelegung oder auf Sonderwünsche (steht im Kommentar) herrichten.

10.4 Frühstücksliste

In der Frühstücksliste sind alle Gäste aufgeführt, die bei Ihnen ein Frühstück gebucht haben. Die Liste ist nach Zimmern sortiert.

So sieht die Frühstückliste dann aus. Aus Datenschutzgründen sind die Namen unleserlich gemacht.

10.5 Rechnungsliste

Hinweis: Zuverlässige Daten liefert Rechnungsliste die erst ab dem Jahr 2018, da hier erst die Datenbank entspr. angepasst wurde. Vorherige Daten können entweder nicht angezeigt werden bzw. sind nicht unbedingt vollständig bzw. richtig.

In der Rechnungsliste erscheinen alle ausgecheckten Gäste/Zimmer bei denen eine Rechnung ausgedruckt wurde (bei Status ein "R").

Wurde eine Rechnung mehrmals verändert ausgedruckt, ist in der Liste nur die zuletzt ausgedruckte Rechnung dargestellt, da die letzte Version normalerweise die offizielle Rechnung ist.

Man kann neben den normalen Rechnungsdaten auch die Steuerdaten (Netto, MwSt, Brutto) für jeden MwSt.-Satz mit ausdrucken lassen (dazu unten die Option anklicken). Es kann aber hier Rundungsdifferenzen gegenüber den Originalrechnungen geben - deshalb diese Liste nicht zu Buchhaltungszwecken benutze,n sondern immer der Originalrechnungen.
Stornierte oder gelöschte Rechnungen werden hier nicht aufgeführt.

So sieht die Rechnungsliste (hier mit den Steuerdaten) dann aus. Aus Datenschutzgründen sind die Namen unleserlich gemacht.

Neben dieser "normalen" Rechnungsliste gibt es noch das Rechnungen-Druckprotokoll - dort sind alle Versionen einer Rechnung (also jeder Druck) aufgeführt - und dient ausschließlich zu Überprüfungszwecken.

10.6 Übernachtungszahlen

Falls Sie Übernachtungszahlen z.B. bei der Gemeinde oder beim statistischen Landesamt einreichen müssen, können Sie diese Liste als Grundlage hernehmen. Die Liste wird nach Ländern und deren Übernachtungszahlen sortiert. 

So sieht die Liste der Übernachtungszahlen dann aus.

10.7 Bettensteuer/Kurtaxe Liste

Sie erhalten eine Liste mit den Reservierungen, Gästen-im-Haus oder ausgecheckten Gästen bei denen bereits eine Rechnung erstellt wurde und bei denen Bettensteuer oder Kurtaxe erhoben wurde.
Diese Liste nehmen Sie als Grundlage her, um mit der Gemeinde die Bettensteuer, Kurtaxe oder Übernachtungssteuer abzurechnen.

Die Liste ist natürlich nur interessant, wenn Ihre Gemeinde derartige Abgaben erhebt. In den Betriebstdaten-Grundeinstellungen, können Sie die Bettensteuer, Kurtaxe oder Übernachtungssteuer aktivieren.

Normalerweise sind diese Abgaben bei Ersteinrichtung nicht aktiv, da nur relativ wenige Gemeinden solche Abgaben erheben.

So sieht die Abgabenliste dann aus. Die Liste kann mit Namen oder Anonym gedruckt werden (hier Anonym).

10.8 Statistiken / Umsätze

Hier finden Sie Informationen über beliebige Zeiträume. Probieren Sie es einfach mal aus. Insbesondere Belegung und Umsätze sind wichtige Kennzahlen für jeden Hotelbetrieb.

Bitte beachten: wenn Sie lange Zeiträume wählen, kann die Berechnung relativ lange dauern. Das Durchrechnen eines Jahres kann je nach Hotelgröße einige Minuten dauern!
Auch wenn es lange dauert, sollten Sie den Vorgang nicht abbrechen!

10.9 Protokoll Rechnungsdrucke

Hinweis: Die Daten dieser Liste der sehr frühen BETA-Versionen der Software weisen einige Besonderheiten auf. Im Ausdruck wird dies im Kopf beschrieben, Diese betrifft die Daten bis zum 09.02.2016.

Im System werden alle je gedruckten Rechnungen protokolliert. Somit werden auch Wiederholdrucke von Rechnungen protokolliert. Man kann an dem jeweiligen Listeneintrag erkennen der "wievielte Druck" ausgegeben worden ist.

Diese Auswertung wurde vor allem wegen den von den Steuerbehörden erschaffenen GOBD-Richtlinien in die Software eingebaut. Als steuerpflichtiges Hotel müssen Sie bei einer Steuerprüfung diese Liste in Druckform - oder wenn verlangt - in elektronischer Form als Datei übergeben. Als elektronische Form kann nur eine PDF-Datei beim Druck erstellt werden. Andere Möglichkeiten gibt es derzeit nicht. Bitte beachten Sie die DSVGO-Datenschutz-Richtlinien. Eine Weitergabe von persönlichen Daten (auch an Behörden) darf nicht so ohne weiteres erfolgen. Deshalb gibt es das Feld "Personendaten mitdrucken". Nur wenn Sie dieses anhaken, wird der Gastname und Rechnungsempfänger mit ausgegeben.

Vor allem Änderungen in der Rechnungssumme zwischen den Ausdrucken werden explizit ausgewiesen - das ist den Steuerprüfern wichtig um evtl. nachträgliche Änderungen an einer Rechnung zu erkennen. In der Anfangszeit der Software war diese Liste noch sortierbar. Da die Ausgabe laut GOBD aber chronologisch sein muss - gibt es die Sortiermöglichkeit nicht mehr. Die Liste wird nach Erstellungsdatum bzw. Änderungsdatum der Rechnung sortiert. Dies entspricht der Rechnungsausgabe - also dem Druckdatum.

Weiterhin lässt sich ganz einfach feststellen, ob Ihre Rechnungsnummern fortlaufend geführt wurden.

Die Listeneinträge sind unveränderbar - d.h. nicht löschbar oder manipulierbar. Auch wenn Reservierungen/Rechnungen storniert oder gelöscht werden, bleiben die Einträge hier immer erhalten.

Wenn Sie die Steuerdaten mit ausdrucken lassen, beachten Sie bitte kleine Rundungsdifferenzen gegenüber der Originalrechnungen. Die Steuerdaten dieser Liste sind daher nicht "buchhalterisch" einsetzbar.

Neben diesem speziellen Druckprotokoll das nur zu Prüfzwecken benutzt wird, gibt es noch die normale Rechnungsliste, die benutzt wird um eine normale Liste aller Rechnungen auszudrucken.

So sieht das Rechnungs-Druckprotokoll dann aus. Aus Datenschutzgründen ist das Feld "Personendaten mitdrucken" nicht angehakt.

Man sieht, daß manche Rechnungen mehrfach gedruckt wurden.

10.10 Reservierungsliste als Backup

Diese (Haupt-)Listen sind vor allem wichtig für Backup-Zwecke. Falls der Software-Server oder Ihr Internet-Zugang ausfällt, können Sie hier nachschauen, was gebucht wurde.

Deshalb sollten für die neuen Reservierungen ab und zu ein aktueller Ausducke gemacht werden. So haben Sie ein schriftliches Backup Ihrer Reservierungsdaten.

So sieht die Reservierungs-Hauptliste (als Kurzliste) dann aus. Aus Datenschutzgründen sind die Namen unleserlich gemacht.