9. EMail-Versand / Briefe

Mit EMails- und Briefen können Sie Ihren Kunden eine Nachricht schicken. Insbesondere EMails sind heutzutage recht wichtig. Briefe sind nicht mehr so wichtig, aber manchmal muss man eine Reservierungsbestätigung per Fax versenden, dann kann man diesen als Brief erstellen, ausdrucken und dann aufs Fax legen.

Meist wird der EMail-Versand und die Briefe nicht über das Menü gestartet, sondern über die Funktion Reservierungsbestätigung direkt aus dem Menü "Reservierungen (Alle / Neu)". In diesem Fall ist der Inhalt von EMail oder Brief bereits vorgefertigt - Sie brauchen dann nur auf Versenden bzw. auf Drucken gehen.

9.1 EMail-Versand

Das EMail-System in dieser Software ist kein vollwertiges EMail-Programm - was auch völlig unnötig wäre. Es kann nur EMails senden - aber keine empfangen. Um EMails abzurufen oder komplexere EMails abzusenden verwenden Sie bitte Ihr normales EMail-Programm (z.B. MS-Outlook).

Es geht im wesentlichen darum, ohne Schreibarbeit - also mit einem Mausklick eine Reservierungsbestätigung wegzusenden. Aber Sie können auch neutrale EMails mit anderem Inhalt an Ihre Gäste versenden.

Voraussetzung für den Versand von EMails ist es, daß Sie die EMail-Sendeeinstellungen korrekt eingestellt haben. Sie finden die Einstellung im Haupt-Menüpunkt "Zimmer/Betriebsdaten" und dann unter "Einstellungen Grund/EMail/Texte".

Reservierungsbestätigung per EMail
Haben Sie im Fenster "Reservierungen (alle)" eine neue Reservierung gemacht, ist es sinnvoll dem Gast eine EMail-Bestätigung zuzusenden. Dabei sollte natürlich die EMail-Adresse des Gastes im Reservierungsfenster eingetragen sein.

Klicken Sie bei den Reservierungen unter der Tabelle auf die Schaltfläche "Bestätigung EMail". Es wird nun ein Text mit den Reservierungsdaten generiert und automatisch in dieses EMail-Fenster gewechselt. Oben im Fenster sehen Sie in der Tabelle alle erstellten EMails. Der neue Eintrag steht ganz oben und ist markiert. Die Versandt-Spalte ist noch leer, weil die EMail noch nicht gesendet wurde.

Weiter unten im Formular sehen Sie die Empfänger-Postadresse, darunter die Empfänger EMail-Adresse, dann der EMail-Betreff und dann die eigentliche EMail-Nachricht. Alles ist also vorbereitet.
Im Normalfall gehen Sie ganz unten auf "Speichern / EMail versenden". Die EMail wird gespeichert und versandt.

Natürlich können Sie der EMail noch etwas hinzufügen oder die Textdaten ändern bevor Sie die EMail absenden.

Neutrale EMail
Um eine neutrale EMail mit freiem Text zu erstellen, gehen Sie im Hauptmenü auf "EMail-Versand / Briefe", dann auf "EMail-Versand". Sie stehen hier im Fenster und sehen Ihre bisherig versandten EMails in der Liste.

Nun klicken Sie oberhalb der Tabelle auf "Neue EMail".
Es wird oben in der Liste eine neue, leere Zeile erzeugt. Sie können im Formular die Postadresse, EMail-Adresse, Betreff und die EMail-Nachricht eingeben und mit "Speichern / EMail versenden" die Mail wegschicken.

Statt die Post- und EMail-Adresse von Hand einzugeben, können Sie über die Kundensuche oben im Formular einen Kunden suchen und dort durch Klick auf das ">"-Zeichen in der ersten Tabellenspalte die Daten ins Formular übernehmen.

Wichtig:
Nach dem Versand der EMail kommt eine Erfolgsmeldung. Das heißt aber nur, daß die EMail weggeschickt wurde. Es heißt nicht, daß die EMail auch richtig angekommen ist. Dies lässt sich hier nicht feststellen.

Sie können dies nur feststellen, wenn Sie in Ihrem "normalen" EMail-Programm Ihre EMails abrufen. Geht ein EMail nicht raus, kommt es dort mit einer entsprechenden Meldung zurück (kann Minuten oder auch mehrere Stunden dauern).

9.2 Briefe / Fax

Die Abteilung "Briefe" ist im Prinzip dasselbe wie bei den EMails. Nur, daß Sie diese Briefe nicht wegmailen können, sondern nur auf Ihrem Drucker ausdrucken. Sie können dann den Brief per Post oder per Fax versenden.  Das Briefsystem ist ein reines, primitives Nur-Textsystem um schnell etwas zu machen.

Sie haben nicht die Möglichkeiten wie in einem Textverarbeitungssystem. Die Briefe sollten nur kurz - also einseitig sein.

Für umfangreichere oder formatierte Texte, sollten Sie auf ein externes Textverarbeitungssystem ausweichen (wie z.B. Microsoft Word).